TraxInvoice — Obchodní podmínky pro Merchanty

Verze: 0.1
Datum návrhu: 7. 9. 2026
Účinnost od: [DOPLNIT]

Důležité: Tento návrh je produktově-právní pracovní verze. Před ostrým spuštěním musí být zkontrolován českým advokátem, zejména část o EET, odpovědnosti, Stripe Connect, daňových dokladech, elektronickém uzavírání smlouvy a zpracování osobních údajů.

ČÁST A — OBCHODNÍ PODMÍNKY

1. Provozovatel

Službu TraxInvoice provozuje:

[OBCHODNÍ FIRMA PROVOZOVATELE]
IČO: [DOPLNIT]
DIČ: [DOPLNIT, POKUD EXISTUJE]
Sídlo: [DOPLNIT]
Zapsaná v: [DOPLNIT]
E-mail: [DOPLNIT]
Podpora: [DOPLNIT]
Nápověda: https://traxinvoice.cz/docs

dále jen „TraxInvoice“ nebo „Provozovatel“.

2. Pro koho je služba určena

TraxInvoice je určen výhradně pro použití v souvislosti s podnikatelskou nebo profesní činností.

Merchant potvrzuje, že službu objednává jako:

podnikající fyzická osoba,
právnická osoba,
nebo osoba oprávněná jednat za takový subjekt.

Služba není nabízena jako spotřebitelský produkt pro soukromou nepodnikatelskou potřebu.

3. Vymezení pojmů

Merchant — podnikatel nebo právnická osoba, pro kterou je vytvořen Tenant.

Tenant — oddělený účet jednoho fakturujícího podnikatelského subjektu v TraxInvoice.

Uživatel — fyzická osoba s vlastním přihlášením, které Merchant udělil přístup k Tenantovi.

Zákazník — osoba, které Merchant vystavuje fakturu.

Faktura — dokument vytvořený Merchantem prostřednictvím TraxInvoice.

Share odkaz — kryptograficky zabezpečený odkaz zpřístupňující konkrétní fakturu Zákazníkovi.

Stripe Connect — platformní platební řešení společnosti Stripe používané k volitelným online platbám.

Remote Payment Mode / Vzdálená úhrada — režim, ve kterém TraxInvoice odloží zpřístupnění platebních údajů Zákazníkovi do pozdějšího okamžiku.

4. Uzavření smlouvy

Smlouva o poskytování TraxInvoice vzniká:

registrací oprávněné osoby,
volbou plánu, PAYG režimu, nebo zahájením zkoušky zdarma,
seznámením se s těmito Podmínkami,
výslovným přijetím Podmínek,
vytvořením Tenantu.

Tenant je okamžitě živý. Není stav čekající na aktivaci Provozovatelem. Zkouška zdarma a vystavování dokladů začínají vytvořením Tenantu.

Provozovatel může Tenant založit ručně (assisted signup, například po telefonu). Výsledek je stejný: Tenant je živý okamžitě, zkouška běží od vytvoření, smlouva se eviduje stejně.

TraxInvoice uloží:

verzi přijatých Podmínek,
datum a čas přijetí,
UserId (Merchant nebo Uživatel, který Podmínky přijal),
TenantId,
zda Tenant vznikl samoobslužně nebo ručně Provozovatelem,
technický auditní identifikátor.

Privacy Policy není souhlas. Je to informační dokument.

Souhlas s marketingem, pokud je požadován, je vždy samostatný a volitelný.

5. Rozsah služby

TraxInvoice není účetní software. Je to nástroj na vystavení a uložení dokladů (PDF, ISDOC, doručení, párování plateb). Zákonná účetní a daňová archivace zůstává povinností Merchanta. TraxInvoice nenahrazuje účetní program ani účetní kancelář.

Podle aktivního plánu TraxInvoice umožňuje zejména:

vystavovat faktury,
vytvářet PDF a ISDOC,
generovat českou QR Platbu,
používat zákaznický webový odkaz ke stažení PDF/ISDOC a k platbě,
odesílat faktury e-mailem,
připravovat odkaz/zprávu pro nativní SMS nebo share flow,
provozovat více uživatelů a zařízení,
používat společnou nebo per-user číselnou řadu,
párovat bankovní a Stripe platby,
automaticky připomínat neuhrazené faktury,
poskytovat reporty,
připravovat exporty pro účetní,
používat Stripe Connect,
v podporovaných plánech používat vlastní PDF šablonu.

Konkrétní limity plánu jsou uvedeny v aktuálním ceníku.

6. Tenant a uživatelské účty

Jeden Tenant odpovídá jednomu fakturujícímu podnikatelskému subjektu.

Každý Uživatel musí používat vlastní identitu.

Merchant nesmí obcházet licenční omezení například tím, že bude vědomě sdílet jeden osobní login mezi více pracovníky, pokud tarif takové použití nepovoluje.

TraxInvoice může používat přiměřená technická opatření proti zneužití licence, zejména:

limit aktivních zařízení,
rotaci sessions,
revokaci zařízení,
detekci nepřiměřeného souběžného používání.

TraxInvoice nebude kvůli licenční kontrole provádět průběžné invazivní sledování polohy.

7. Přihlášení a externí identity

TraxInvoice v launch podporuje:

vlastní účet na e-mail a heslo,
přihlášení přes Google,
přihlášení přes Apple,
vlastní OIDC server TraxInvoice (autorizační kód s PKCE) pro web a nativní aplikace.

Microsoft a mojeID nejsou součástí launch.

Externí identita (Google, Apple) je svázána primárně s identifikátorem poskytovatele (provider subject), nikoli pouze s e-mailovou adresou.

Pokud e-mail od poskytovatele odpovídá existujícímu účtu, TraxInvoice před propojením vyžaduje ověření vlastnictví původního účtu. Tiché sloučení jen podle e-mailu se neprovádí.

U Apple platí provider subject i tehdy, když Apple použije soukromý e-mail (Hide My Email).

Merchant odpovídá za:

ochranu svých přístupových údajů,
včasné odebrání přístupu bývalým pracovníkům,
přiměřené nastavení rolí.

8. Fakturační údaje Merchanta

Merchant odpovídá za správnost:

obchodního jména,
IČO,
DIČ,
adresy,
VAT/DPH statusu,
bankovních účtů,
číselných řad,
sazeb daně,
textů na faktuře,
údajů o Zákazníkovi,
data DUZP a dalších právně významných údajů.

ARES a jiné registry slouží pouze jako pomůcka k předvyplnění.

Merchant musí importované údaje před použitím zkontrolovat.

9. Vystavení a neměnnost faktury

Po finalizaci je vydaná faktura považována za neměnný snapshot.

TraxInvoice může zabránit přímé editaci zejména:

čísla dokladu,
issuer snapshotu,
customer snapshotu,
položek,
částek,
DPH,
data vystavení,
splatnosti,
bankovního účtu uvedeného na dokladu.

Opravy již vydaného dokladu TraxInvoice v MVP neprovádí. Služba nevystavuje opravný daňový doklad a vydaný doklad nelze ve službě stornovat ani přepsat. Merchant řeší zákonné opravy mimo TraxInvoice, dokud Provozovatel tuto funkci nezavede.

Merchant ve zkušební době, v tarifu Pro a Team může vystavit zálohovou / proforma (Advance) a později ji vyúčtovat daňovou fakturou ve stejné nebo nižší částce. Placené Solo a placené PAYG zálohovou nevystaví. TraxInvoice nevystavuje automaticky daňový doklad k přijaté platbě. Přeplatek zálohy vůči vyúčtování vrací Merchant mimo službu (žádná refundace Stripe ani bankovní výplata ze strany TraxInvoice). Stav dokladu a stav úhrady platí i pro zálohovou.

Zrušit lze pouze rezervaci ve stavu CreatePending (ještě není daňový doklad). Přidělené číslo a variabilní symbol se znovu nepoužijí.

Merchant nesmí očekávat, že změna zákazníka, bankovního účtu nebo PDF šablony zpětně změní již vydané doklady.

10. Číslování

TraxInvoice podporuje:

společnou číselnou řadu Tenantu,
samostatné číselné řady jednotlivých Uživatelů s unikátním písmenným prefixem.

Viditelné číslo dokladu (například VJ-2026-000123) není variabilní symbol. Variabilní symbol je vždy číselný, nejvýše 10 číslic, a u prefixů vzniká spojením číselného kódu prefixu (uloženého v databázi Tenantu) a pořadového čísla. Při 1–9 zakoupených místech má řada 9 číslic (jednomístný kód prefixu); při 10–99 místech má řada 8 číslic a kód prefixu dvě úvodní číslice. Přechod z 9 na 10 zakoupených míst vyžaduje, aby Merchant znovu nastavil číselné řady, než lze rezervovat nebo vystavit další doklad.

Finální číslo a variabilní symbol přiděluje server atomicky při rezervaci nebo vydání faktury.

Merchant odpovídá za nastavení číselné řady, které je vhodné pro jeho právní a účetní režim.

TraxInvoice opakovaně nepoužije již přidělené číslo ani variabilní symbol vydaného nebo rezervovaného dokladu.

11. PDF a ISDOC

TraxInvoice vytváří standardní PDF a ISDOC podle podporované verze formátu.

Merchant odpovídá za věcný obsah faktury.

Vlastní PDF šablona

Pokud tarif umožňuje vlastní šablonu, Merchant:

prohlašuje, že má právo ji používat,
odpovídá za použitá loga, grafiku a další podklady,
nesmí šablonou zakrýt nebo zkreslit povinné údaje,
bere na vědomí technická omezení opakujících se položek a layoutu.

TraxInvoice může odmítnout:

šifrované PDF,
PDF s aktivním nebezpečným obsahem,
nekompatibilní šablonu,
šablonu, kterou nelze bezpečně zpracovat.

Účetní data vždy vycházejí z TraxInvoice invoice modelu; PDF šablona mění prezentaci, nikoli význam dat.

12. Zpřístupnění faktury Zákazníkovi

Merchant může zákazníkovi zpřístupnit fakturu:

e-mailem,
bezpečným webovým odkazem ke stažení PDF/ISDOC a k platbě,
prostřednictvím nativního SMS/share flow.

Zákaznický daňový doklad je PDF a ISDOC. TraxInvoice nevystavuje živou HTML verzi dokladu.

Share odkaz je bearer secret.

Merchant nesmí zveřejňovat odkazy na faktury veřejně bez právního důvodu.

Standardní expirace share odkazu je 30 dnů po splatnosti v okamžiku vytvoření odkazu. Každý odeslaný odkaz (vystavení, připomínka, znovuodeslání) je nový token. Starší odkaz platí dál do svého původního data expirace, dokud ho Merchant neodvolá. Expirace odkazu nemaže účetní dokument. Odvolání jednoho odkazu nezruší ostatní a nebrání vystavení nového odkazu v další připomínce.

13. SMS a mobilní zařízení

V MVP TraxInvoice neposkytuje serverovou SMS bránu.

SMS odesílá zařízení uživatele, kterému je přiřazeno odesílání SMS (SmsAssignedUserId, výchozí vystavitel dokladu), až je aplikace aktivní (otevření aplikace). Periodický dotaz (výchozí interval 12 hodin, nastavitelný) je best-effort, nikoli slib okamžitého odeslání. E-mail odesílá TraxInvoice samo (SES), bez čekání na telefon. TraxInvoice neodesílá SMS zákazníkovi ve chvíli, kdy reminder pravidlo dospěje.

Owner nebo Admin může v webové administraci vybrat doklady a předat odesílání SMS jinému aktivnímu členovi (Owner/Admin/Invoicer), například při ztrátě telefonu nebo odchodu pracovníka. Vystavitel na daňovém dokladu se tím nemění. Web SMS neodesílá. Ztráta zařízení téhož uživatele se řeší odvoláním zařízení, ne nutně předáním dokladů.

TraxInvoice proto negarantuje:

odeslání SMS, pokud je zařízení vypnuté nebo bez signálu,
tiché odeslání na všech platformách bez účasti OS,
potvrzení doručení SMS, pokud jej operační systém neposkytuje.

Dokud přiřazený uživatel neotevře aplikaci a zařízení nepotvrdí odeslání, může zůstat stav doručení PartiallySent (e-mail odeslán, SMS ve frontě). To není výpadek serverové SMS. Po odeslání ze zařízení TraxInvoice uloží záznam NativeSmsSend a auditní událost (odesláno z odesílajícího uživatele zákazníkovi v čase ze zařízení).

14. Vzdálená úhrada / Remote Payment Mode

Remote Payment Mode ve výchozím nastavení nevystaví fakturu na místě.

Výchozí nastavení nového Tenantu:

Vzdálená úhrada je zapnutá,
po potvrzení se přidělí číslo dokladu ve stavu CreatePending,
doklad se vystaví nejdříve 60 minut po rezervaci,
do vystavení není faktura Merchantovi k dispozici (žádné PDF, QR, VS, účet ani share odkaz).

Fronta ve stavu „čeká na odeslání na server“ (offline, ještě bez rezervace čísla) není daňový doklad. Stav „čeká na časovou bránu“ je CreatePending do IssueNotBefore. Aplikace tyto stavy aktualizuje při každém spuštění a každých 30 minut.

Vypnutí režimu nebo zpoždění kratší než 60 minut u daňové faktury je možné jen s aktivním modulem EET. Zálohová / proforma se odesílá hned, bez CreatePending a bez modulu EET při startu. Zálohovou může vystavit Merchant ve zkušební době, v tarifu Pro a Team. Placené Solo a placené PAYG zálohovou nevystaví (403). TraxInvoice tím negarantuje, že zálohová je nebo není evidencí tržby.

Po IssueNotBefore TraxInvoice doklad vystaví a teprve tehdy doručí Zákazníkovi.

Merchant může rezervaci ve stavu CreatePending zrušit. To není storno daňového dokladu; číslo se znovu nepoužije.

TraxInvoice do vystavení technicky zablokuje:

merchant zobrazení daňového dokladu a artefaktů,
zveřejnění customer share odkazu,
customer QR,
vytvoření Stripe Checkout relace,
serverový e-mail s platebními údaji.

Není to právní garance

Remote Payment Mode není právním ani daňovým stanoviskem a TraxInvoice negarantuje, že konkrétní transakce nepodléhá EET nebo jiné evidenční povinnosti.

Pravidla závisí na:

aktuální legislativě,
konkrétním průběhu úhrady,
postavení Merchanta,
případných výjimkách.

Merchant je povinen posoudit své zákonné povinnosti.

TraxInvoice může funkci měnit podle legislativy a metodiky.

15. QR Platba

QR Platba je technické zakódování platebních údajů.

Merchant odpovídá za správnost svého:

účtu (české předčíslí, číslo účtu a kód banky; TraxInvoice z nich spočítá a uloží IBAN),
měny,
variabilního symbolu,
názvu příjemce.

TraxInvoice může předvyplnit RN názvem TradingName a umožnit jeho změnu.

16. Stripe Connect

Stripe Connect je jediná podporovaná online platební platforma uvedená v této verzi Podmínek.

16.1 Connected Account

Pro používání online plateb musí Merchant:

dokončit Stripe onboarding,
přijmout smluvní dokumenty Stripe, které se na něj vztahují,
splnit požadavky Stripe a finanční regulace,
udržovat svůj Stripe účet v použitelném stavu.

Stripe má s Connected Accountem vlastní smluvní vztah.

16.2 Role TraxInvoice

TraxInvoice:

integruje Stripe do invoice flow,
předává serverově částku a identifikaci faktury,
přijímá webhooky o stavu transakce,
eviduje platby jako nohy k faktuře,
může účtovat transparentně zveřejněný platform/application fee.

TraxInvoice v MVP neprovádí refundace ve Stripe ani neodesílá platební instrukce bance. Stav Paid / OverPaid / PartiallyPaid / Refunded nastavuje Owner nebo Admin.

TraxInvoice není bankou ani účet, na kterém by se běžně držely prostředky Zákazníků pro následné ruční přerozdělení Merchantům.

16.3 Poplatky

Merchant před aktivací online plateb uvidí:

cenu služby Stripe podle jeho smluvního vztahu se Stripe,
případný platform fee TraxInvoice.

TraxInvoice může experimentálně účtovat například:

0,35 % z úspěšné Stripe platby,
max. 29 Kč

Použije se však vždy cena uvedená v aktuálním ceníku/checkoutu, nikoli historický příklad v této verzi dokumentu.

Běžný bankovní převod a QR platba nejsou z titulu samotné transakce zatíženy application fee TraxInvoice, pokud ceník výslovně nestanoví jinak.

16.4 Omezení Stripe

TraxInvoice neodpovídá za rozhodnutí Stripe:

odmítnout onboarding,
požadovat další identifikaci,
omezit účet,
zadržet nebo odmítnout platbu,
změnit podporované platební metody,

pokud takové rozhodnutí není způsobeno porušením povinnosti TraxInvoice.

17. Párování plateb

TraxInvoice může párovat platby z:

Stripe,
podporovaného bankovního API,
importovaného bankovního souboru,
ručního zadání,

v tarifech Solo, Pro a Team a během zkoušky zdarma (opravnění Solo). Tarif PAYG párování neobsahuje; Owner/Admin nastaví stav úhrady ručně. Po přechodu ze zkoušky na PAYG se nové párování a Stripe Checkout zastaví; historie se nemaže.

Automatické párování používá zejména:

účet,
variabilní symbol,
částku,
měnu,
další pomocné znaky.

Merchant bere na vědomí, že:

bankovní data mohou mít zpoždění,
některé platby jsou nejednoznačné,
návrhy vyžadují ruční potvrzení,
nesprávný match lze opravit.

TraxInvoice není náhradou bankovního výpisu ani účetní kontroly.

18. Automatické připomínky

Merchant může nastavit automatické připomínky neuhrazených faktur v tarifech Solo, Pro a Team a během zkoušky zdarma. Tarif PAYG připomínky splatnosti neobsahuje (doručení vydané faktury e-mailem / SMS tím není dotčeno).

Merchant odpovídá za:

oprávněnost pohledávky,
správnost kontaktu,
přiměřenost frekvence,
obsah vlastních šablon,
zastavení vymáhání, pokud je pohledávka sporná nebo zanikla.

TraxInvoice odesílá e-mailové připomínky samo. SMS připomínky odcházejí ze zařízení přiřazeného uživatele, až otevře aplikaci. Owner/Admin může odesílání ve webu předat jinému členovi.

TraxInvoice automaticky zastaví další reminder job po známém plném spárování platby.

Stav Platba vyžádána znovu je provozní bit v CollectionState (0x4|0x8), nikoli právní kvalifikace upomínky. V UI se označuje oranžovým vykřičníkem.

19. Reporty

Reporty TraxInvoice jsou provozní přehled.

Mohou obsahovat:

total invoiced,
invoiced by person,
paid/outstanding/overdue,
reconciliation status,
collection/reminder metrics.

Report invoiced by person vyjadřuje, který Uživatel doklad vydal. Sám o sobě nepředstavuje účetnictví mezd, produktivity ani pracovněprávní hodnocení.

20. Účetní export a role Accountant

Merchant může:

vytvořit PDF/ISDOC/CSV export,
přidělit účetní roli Accountant.

Merchant odpovídá za:

správnost exportovaných vstupních údajů,
volbu období,
zákonnou archivaci,
předání podkladů správné účetní osobě.

Accountant role má být standardně read-only pro finanční obsah a exporty, pokud člen nemá zároveň roli s oprávněním k zápisu (Owner, Admin nebo Invoicer). Oprávnění se sčítají.

Role Accountant se nezapočítává do limitu placených seats, pokud je to jediná role člena. Má-li tentýž uživatel i roli Owner, Admin nebo Invoicer, čerpá jedno placené seat (ne nula a ne dvě). Každý plán včetně PAYG a Solo zahrnuje jedno bezplatné přihlášení jen s rolí Accountant (v launch jedna taková membership). Není to sdílené heslo fakturanta.

21. EET, daně a účetnictví

TraxInvoice je software, nikoli:

účetní kancelář,
daňový poradce,
advokát,
orgán finanční správy.

Produkt může obsahovat:

validace,
výpočty,
workflow,
technické napojení EET,
právní/daňové vysvětlivky.

Tyto funkce nenahrazují individuální odborné posouzení Merchanta.

Při změně práva může TraxInvoice některou funkci upravit, omezit nebo dočasně vypnout, je-li to přiměřeně nutné k bezpečnému a zákonnému provozu.

22. Ceny a tarify

Plány mohou zahrnovat:

PAYG,
Solo,
Pro,
Team.

Aktuální ceny jsou vždy uvedeny v ceníku před objednáním.

Návrh launch pricingu:

PAYG: 29 Kč / vydaná faktura
Solo: 199 Kč / měsíc nebo 1 990 Kč / rok
Pro: 349 Kč / měsíc nebo 3 490 Kč / rok
Team: 499 Kč / měsíc nebo 4 990 Kč / rok, včetně 3 placených uživatelů
Další Team user: 99 Kč / měsíc nebo 990 Kč / rok
Přihlášení účetní (Accountant) je ve všech plánech zdarma a nečerpá placené seat, pokud má člen **pouze** tuto roli. Kombinace s Owner/Admin/Invoicer čerpá placené seat.

Rozsah tarifů (launch):

PAYG: vystavení dokladu, PDF/ISDOC, QR, odkaz, e-mail/SMS doručení, jeden bankovní účet, přehled vystaveného, ruční stav úhrady. Bez párování, Stripe Checkout, připomínek splatnosti, dalšího účtu, vlastní PDF šablony a dalších fakturačních uživatelů.
Solo: párování Fio/CSV, Stripe, připomínky, více účtů, reporty vystavené / párování / připomínky. Vydané faktury jsou v ceně tarifu.
Pro: Solo plus vlastní PDF šablona. Nejsou to „pokročilé reporty“ ani obecné automatizace.
Team: Pro plus 3 placená seats (další za příplatek), číslování podle uživatele, report podle pracovníka, audit.

Není-li uvedeno jinak, B2B ceny jsou uváděny bez DPH.

Zkušební provoz

Zkouška zdarma končí, jakmile nastane dříve: 30 kalendářních dnů od vytvoření Tenantu, nebo 10 faktur ve stavu Issued. Další doklady nelze vystavit. Vydané doklady zůstávají online ke zobrazení, stažení a exportu. TraxInvoice je po skončení zkoušky automaticky nemaže, dokud není spuštěn postup podle článku 28.

Aplikace a merchant web neprodávají předplatné uvnitř aplikace; otevřou stránky TraxInvoice na webu (https://traxinvoice.cz/upgrade).

PAYG se během zkoušky neúčtuje.

23. PAYG účtování

PAYG usage vzniká při úspěšném přechodu dokumentu do stavu Issued u platícího PAYG tenantu. Během zkoušky zdarma se PAYG neúčtuje. Každá vydaná faktura se účtuje nejvýše jednou. Technické opakování zápisu usage za tutéž fakturu nevytvoří další poplatek. Zápis do účtování může krátce zaostávat za vydáním dokumentu; vydaný daňový doklad se proto nemaže.

Neúčtuje se:

draft,
rezervace CreatePending ani její zrušení,
pouhé otevření faktury,
resend stejné vydané faktury,
stažení PDF/ISDOC.

Vydanou fakturu nelze v MVP stornovat; za Issued se PAYG nevrací.

Technické retry téhož issue commandu s identickým Idempotency-Key nesmí vytvořit další placenou fakturu.

24. Předplatné

Měsíční/roční předplatné se obnovuje podle objednaného období, dokud není zrušeno podle podmínek checkoutu.

Před potvrzením objednávky Merchant vidí:

tarif,
cenu,
periodu,
počet seats (placené, pokud má člen Owner/Admin/Invoicer; samotná role Accountant se nezapočítává),
případné daně,
pravidla obnovení.

Při neuhrazení může být po přiměřené lhůtě omezeno vydávání nových faktur, nikoli okamžitě znemožněn export existujících účetních dat, pokud tomu nebrání bezpečnostní důvod.

25. Změna cen

Podstatná změna předplatného bude Merchantovi oznámena předem.

Pro již předplacené období se cena nezmění zpětně.

Pokud Merchant se změnou ceny dalšího období nesouhlasí, může před obnovením předplatné ukončit.

26. Dostupnost a údržba

TraxInvoice poskytuje službu s odbornou péčí přiměřenou SaaS produktu.

Není-li sjednáno individuální SLA, negarantuje konkrétní procento dostupnosti.

TraxInvoice může provádět:

plánovanou údržbu,
urgentní bezpečnostní zásahy,
změny infrastruktury.

O významné plánované odstávce se Provozovatel pokusí informovat přiměřeně předem.

27. Zálohy a export

TraxInvoice provádí infrastrukturní zálohování podle interního backup plánu.

Backup není náhradou zákonné archivace Merchanta. TraxInvoice není účetní software.

Merchant má používat:

PDF/ISDOC export,
accountant bundle,
případně jiné exporty,

k uchování dokumentů, které je povinen archivovat nezávisle na trvání služby.

28. Ukončení služby a data

Po ukončení předplatného / Tenantu:

TraxInvoice převede Tenant do read-only stavu,
doklady zůstanou online 60 dnů ke stažení a exportu,
po 60 dnech TraxInvoice uloží Iceberg ZIP (všechna vydaná PDF a ISDOC a dump řádku merchant/issuer údajů) do write-once S3 podle IČO a názvu subjektu, se lhůtou 10 let,
poté odstraní doklady z online systémů,
Iceberg není běžně obnovitelný. Obnova do nového Tenantu se neprovádí automaticky a může být zpoplatněna zvlášť.

Po skončení zkoušky zdarma bez přechodu na tarif platí článek o zkušebním provozu. Tento článek 28 (60 dnů online, Iceberg ZIP, smazání online dat) se na zkoušku použije až od spuštění tohoto postupu.

Stejné IČO, které se později vrátí, dostane prázdný Tenant. Při dalším odchodu se k danému IČO připojí další ZIP s novou sadou PDF, ISDOC a merchant údaji.

Merchant je odpovědný za vlastní zákonnou archivaci. 60denní online lhůta ani Iceberg ZIP tuto povinnost nepřenášejí na TraxInvoice.

29. Pozastavení nebo ukončení účtu ze strany TraxInvoice

TraxInvoice může službu přiměřeně omezit nebo pozastavit zejména při:

nezaplacení,
prokazatelném zneužití,
útoku na službu,
podvodném použití,
vystavování zjevně nezákonného obsahu,
neoprávněném přístupu,
závažném porušení těchto Podmínek,
požadavku orgánu veřejné moci,
nutném bezpečnostním opatření.

Pokud to okolnosti dovolují, Merchant dostane možnost závadu odstranit.

30. Zakázané použití

Merchant nesmí TraxInvoice používat zejména:

k vědomému vytváření podvodných či fiktivních dokladů,
k praní peněz,
k obcházení sankcí nebo finančních omezení,
k neoprávněnému zpracování cizích osobních údajů,
k distribuci malware,
k útokům na platformu,
k neoprávněnému reverse engineeringu,
k obcházení licenčních omezení ve významném rozsahu.

Použití Stripe navíc podléhá restricted/prohibited business pravidlům Stripe.

31. Duševní vlastnictví

TraxInvoice a související software, API, design, dokumentace a značka zůstávají vlastnictvím Provozovatele nebo jeho licenčních partnerů.

Merchant získává po dobu smlouvy nevýhradní, nepřevoditelné právo službu používat v rozsahu plánu.

Merchant si ponechává práva ke:

svým obchodním údajům,
fakturačnímu obsahu,
logu,
PDF šabloně,
vlastním textům.

Merchant poskytuje TraxInvoice oprávnění tyto podklady technicky zpracovat pouze v rozsahu nutném k poskytnutí služby.

32. Důvěrnost

TraxInvoice zachovává důvěrnost neveřejných tenant dat a poskytuje k nim přístup pouze:

oprávněným osobám,
schváleným subzpracovatelům,
orgánům, pokud je zpřístupnění zákonně vyžadováno.

Merchant odpovídá za důvěrnost vlastních loginů a share odkazů.

33. Ochrana osobních údajů

Pro údaje zákazníků Merchanta je Merchant zpravidla správcem a TraxInvoice zpracovatelem.

Příloha 1 těchto Podmínek tvoří smlouvu o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR (DPA).

Pro osobní údaje merchant uživatelů zpracovávané pro vlastní účely TraxInvoice platí:

Zásady ochrany osobních údajů pro merchant web a uživatelské účty.

34. Odpovědnost

V rozsahu dovoleném právními předpisy TraxInvoice neodpovídá za:

obchodní nebo daňové rozhodnutí Merchanta,
nesprávné vstupní údaje,
nezákonné použití služby Merchantem,
samotnou existenci pohledávky,
služby nebo rozhodnutí Stripe, banky, identity providera nebo jiné nezávislé třetí osoby,
výpadek způsobený událostí mimo rozumnou kontrolu Provozovatele.

Pokud právní předpis dovoluje omezení náhrady škody, celková odpovědnost TraxInvoice ze smluvního vztahu za škodu vzniklou v jednom souvisejícím souboru událostí je omezena na částku odpovídající poplatkům za TraxInvoice zaplaceným příslušným Merchantem za posledních 12 měsíců před vznikem rozhodné události.

Toto omezení se nepoužije tam, kde odpovědnost podle zákona omezit nebo vyloučit nelze, zejména v případech, které kogentní právní úprava chrání bez možnosti smluvního omezení.

35. Vyšší moc

Strana neodpovídá za prodlení způsobené mimořádnou nepředvídatelnou a nepřekonatelnou překážkou mimo její rozumnou kontrolu v rozsahu stanoveném právem.

Bezpečnostní incident se automaticky nepovažuje za vyšší moc; posuzuje se podle konkrétní příčiny a přijatých opatření.

36. Změny služby

TraxInvoice může službu průběžně vyvíjet.

Může zejména:

přidávat funkce,
měnit UI,
nahrazovat technickou implementaci,
ukončit nevyužívanou integraci,
změnit limit při zachování podstaty plánu.

Podstatné omezení placené funkce bude oznámeno přiměřeně předem, pokud nejde o urgentní právní nebo bezpečnostní důvod.

37. Změny obchodních podmínek

Podstatné změny Podmínek TraxInvoice oznámí Merchantovi zpravidla alespoň 30 dnů před účinností.

Pokud změna podstatně zhoršuje podmínky pro Merchanta a nejde o změnu nutnou ze zákona, bezpečnosti nebo rozhodnutí třetí regulované služby, Merchant může službu před účinností změny ukončit.

Historické verze Podmínek budou archivovány.

38. Komunikace

Servisní komunikace může probíhat na primární e-mail účtu.

Merchant musí udržovat kontaktní údaje aktuální.

Zprávy o:

bezpečnostním incidentu,
změně Podmínek,
fakturaci TraxInvoice,
odstávce,

jsou servisní komunikací a nejsou podmíněny marketingovým souhlasem.

39. Rozhodné právo a spory

Smlouva se řídí právem České republiky.

Strany se nejprve pokusí spor vyřešit jednáním.

Nedojde-li k dohodě, spor řeší věcně a místně příslušné soudy České republiky podle platných procesních předpisů, není-li individuálně sjednáno jinak.

40. Závěrečná ustanovení

Pokud je některé ustanovení neplatné nebo neúčinné, nemá to bez dalšího vliv na ostatní ustanovení.

Individuální smluvní ujednání má přednost před těmito Podmínkami.

Aktuální znění je zveřejněno na webu TraxInvoice.

PŘÍLOHA 1 — SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (DPA)

1. Účel přílohy

Tato příloha upravuje zpracování osobních údajů, při kterém:

Merchant je správcem,
TraxInvoice je zpracovatelem,

ve smyslu čl. 28 GDPR.

Je součástí smlouvy o používání TraxInvoice.

2. Předmět a doba zpracování

TraxInvoice zpracovává osobní údaje za účelem poskytování funkcí objednaných Merchantem, zejména:

evidence zákazníků,
tvorba a uložení faktur,
PDF/ISDOC,
doručení,
bezpečné webové zpřístupnění,
payment/reconciliation,
bankovní import,
připomínky,
reporty,
accountant export,
podpora.

Zpracování trvá po dobu účinnosti smlouvy a následnou technickou retenční dobu podle této DPA.

3. Povaha zpracování

Operace mohou zahrnovat:

shromažďování,
zaznamenání,
uspořádání,
strukturování,
uložení,
vyhledání,
nahlédnutí,
použití,
přenos podle pokynů Merchanta,
párování,
omezení,
export,
výmaz.

4. Kategorie subjektů údajů

Mohou zahrnovat:

zákazníky Merchanta,
kontaktní osoby zákazníků,
dodavatele/protistrany v bankovních datech,
zaměstnance/spolupracovníky Merchanta uvedené v tenant datech,
účetní a jiné osoby, kterým Merchant udělí přístup.

5. Kategorie osobních údajů

Mohou zahrnovat:

jméno,
kontaktní údaje,
adresa,
IČO/DIČ u fyzických podnikatelů,
údaje na fakturách,
popis služby/práce,
finanční částky,
bankovní transakční metadata,
stav úhrady,
doručovací metadata,
údaje o připomínkách.

TraxInvoice není určen k systematickému ukládání zvláštních kategorií osobních údajů podle čl. 9 GDPR.

Merchant je nesmí do volných textů zadávat, pokud to není nezbytné, zákonné a přiměřeně zabezpečené.

6. Pokyny Merchanta

Pokyny správce tvoří zejména:

tato smlouva,
nastavení Tenantu,
příkazy oprávněných Uživatelů,
API operace,
písemné support požadavky oprávněné osoby.

TraxInvoice zpracovává osobní údaje pouze podle doložených pokynů Merchanta, ledaže zpracování vyžaduje právo EU nebo členského státu.

Pokud TraxInvoice považuje pokyn za zjevně rozporný s GDPR, upozorní na to Merchanta v rozsahu stanoveném právem.

7. Důvěrnost

TraxInvoice zajistí, aby osoby oprávněné zpracovávat customer data:

byly vázány mlčenlivostí,
měly přístup jen v potřebném rozsahu,
byly přiměřeně proškoleny.

8. Zabezpečení

TraxInvoice zavede přiměřená opatření podle čl. 32 GDPR, zejména:

oddělenou tenant databázi,
TLS,
šifrování dat at rest prostředky infrastruktury,
privátní S3,
kryptograficky silné share tokeny,
hashování share tokenů v DB,
řízení rolí,
revokaci sessions/devices,
append-only audit,
šifrování bankovních/EET secretů,
least-privilege IAM,
oddělené runtime/migration DB role,
backup a restore proces,
monitoring a alerting,
patch/dependency management,
bezpečnostní logování bez zbytečného customer payloadu.

Konkrétní technická opatření mohou být změněna, pokud nedojde ke snížení celkové úrovně ochrany.

9. Subzpracovatelé

Merchant uděluje TraxInvoice obecné písemné oprávnění zapojit subzpracovatele nutné k poskytování služby.

Před produkčním spuštěním bude veřejně dostupný seznam:

[DOPLNIT URL SUBPROCESSORS]

Počáteční relevantní subzpracovatelé mohou zahrnovat zejména:

Amazon Web Services EMEA SARL / příslušné AWS entity

Účel:

hosting,
databáze,
dokumenty,
e-mailová infrastruktura,
security/monitoring.

Stripe Payments Europe, Limited a příslušné Stripe entity

Pouze pro funkce, kde Stripe podle konkrétní role zpracovává údaje jménem platformy nebo Merchanta.

Stripe může u části regulovaných a bezpečnostních činností vystupovat také jako samostatný správce; tyto role se neřídí pouze touto subprocessor doložkou.

Změna subzpracovatele

TraxInvoice oznámí plánované přidání nebo nahrazení subzpracovatele způsobem umožňujícím Merchantovi vznést odůvodněnou námitku z důvodu ochrany osobních údajů.

Doporučená oznamovací lhůta:

30 dnů

pokud urgentní bezpečnostní nebo provozní důvod nevyžaduje kratší postup.

10. Povinnosti subzpracovatele

TraxInvoice zajistí, aby subzpracovatel byl smluvně vázán povinnostmi ochrany osobních údajů odpovídajícími požadavkům čl. 28 GDPR v rozsahu, v jakém se na jeho roli vztahují.

TraxInvoice zůstává vůči Merchantovi odpovědný za plnění svých povinností podle GDPR v rozsahu stanoveném právem a DPA.

11. Mezinárodní přenosy

Pokud customer data opustí EHP a je vyžadován mechanismus podle kapitoly V GDPR, TraxInvoice nebo příslušný subzpracovatel použije odpovídající mechanismus, například:

rozhodnutí o odpovídající ochraně,
EU-U.S. DPF, pokud použitelný,
SCC,
jiný zákonný mechanismus.

12. Práva subjektů údajů

TraxInvoice poskytne Merchantovi přiměřenou technickou a organizační součinnost při žádostech o:

přístup,
opravu,
výmaz,
omezení,
přenositelnost,
námitku,

v rozsahu, v jakém se žádost týká dat zpracovávaných TraxInvoice jménem Merchanta.

Pokud zákazník kontaktuje TraxInvoice přímo ohledně invoice customer data, TraxInvoice jej zpravidla nasměruje na Merchanta a žádost Merchantovi předá, pokud je to vhodné.

13. Bezpečnostní incident

Pokud TraxInvoice zjistí porušení zabezpečení customer osobních údajů zpracovávaných jménem Merchanta, oznámí jej Merchantovi bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví.

Oznámení podle dostupných informací obsahuje zejména:

povahu incidentu,
dotčené kategorie dat/subjektů, jsou-li známy,
pravděpodobné důsledky,
přijatá nebo navržená opatření,
kontakt pro další koordinaci.

TraxInvoice poskytne přiměřenou součinnost pro případné oznámení dozorovému úřadu nebo subjektům údajů.

14. DPIA a konzultace

TraxInvoice poskytne Merchantovi přiměřené informace potřebné pro:

posouzení vlivu na ochranu osobních údajů,
předchozí konzultaci s dozorovým úřadem,

pokud se vztahují na zpracování prováděné TraxInvoice a Merchant nemůže informace rozumně získat jinak.

15. Vrácení a výmaz dat

Po skončení služby Merchant může během standardní exportní lhůty získat svá data v dostupných exportních formátech.

Návrh MVP:

exportní lhůta online: 60 dnů

Po jejím uplynutí TraxInvoice uloží Iceberg ZIP (PDF, ISDOC, dump merchant údajů) na 10 let a customer data z online systémů odstraní, pokud:

Merchant nepožádal o dřívější výmaz,
právní předpis nevyžaduje jiné uchování,
data nejsou izolována pro nezbytné řešení bezpečnostního incidentu nebo právního nároku.

Zálohy dožijí v běžném rotačním cyklu; cílová maximální doba:

35 dnů

po odstranění z aktivního systému.

Iceberg ZIP (IČO + název subjektu) se touto RDS rotací nemaže; uchovává se 10 let.

Obnovená starší záloha musí respektovat logické tombstones/deletion proces tak, aby vymazaná data nebyla znovu běžně zpřístupněna.

16. Audity a informace

TraxInvoice poskytne informace přiměřeně nutné k doložení souladu s čl. 28 GDPR.

Merchant může požádat o audit, pokud:

má rozumný důvod pochybovat o souladu,
audit není duplicitní k dostupným nezávislým reportům/certifikacím,
nebude nepřiměřeně narušovat provoz nebo bezpečnost jiných tenantů.

Podmínky fyzického/individuálního auditu mohou zahrnovat:

předchozí oznámení,
NDA,
pracovní dobu,
úhradu přiměřených nákladů, pokud audit nebyl vyvolán porušením TraxInvoice.

Audit nesmí zpřístupnit data jiného Merchanta.

17. Povinnosti Merchanta jako správce

Merchant zejména:

má právní základ pro customer data,
plní informační povinnost,
vyřizuje práva subjektů údajů,
zadává jen potřebná data,
používá službu zákonným způsobem,
řídí přístupy svých Uživatelů,
neukládá zvláštní kategorie dat bez nutnosti a právního důvodu,
určuje odpovídající retenční pravidla v mezích funkcí služby.

18. Priorita

V otázkách zpracování customer osobních údajů má tato DPA přednost před obecnými ustanoveními Podmínek, pokud jsou v rozporu.

PŘÍLOHA 2 — BEZPEČNOSTNÍ MINIMUM

TraxInvoice se zavazuje udržovat pro produkční službu minimálně:

HTTPS/TLS pro externí komunikaci.
Tenant database isolation.
Privátní object storage pro faktury.
Role-based access control.
Bezpečné ukládání hesel/credentials.
Šifrované bankovní a obdobné tenant secrets.
Oddělenou runtime DB roli bez oprávnění měnit auditní historii.
Pravidelné zálohy a testovaný restore postup.
Logování a monitoring bezpečnostně významných událostí.
Proces pro řízení incidentů a vulnerabilities.
Přiměřenou správu aktualizací a závislostí.
Omezení přístupu pracovníků podle need-to-know.